џWPCф  ћџ2кB4J~ Z€|xCourier New (TT)Times New Roman (TT)Arial (TT)єdў6X@ЩDQє@єCє\  PŽ6QєP(єJф2МPБŠQєPћџ2ю? ›Kцьйџєщоphoenixйб#&nў6X@ЩDQ&@#б Spreadsheet and database file formats and file conversion Chris EvansChris EvansџЫџћџ2Fь ђ КўŽИheading 1heading 1OEХХааб#Мgф2МPБŠQМP#бгггUSUKгУ УФ ФгUKUSгггб#&nў6X@ЩDQ&@#бХХheading 2heading 2RHХХааб#XXф2МPБŠQXP#бгггUSUKгУУУ УФФФ ФгUKUSгггб#&nў6X@ЩDQ&@#бХХDefault Paragraph FoDefault Paragraph Font11б#Xxў6X@ЩDQX@#бггггб#&nў6X@ЩDQ&@#бquoted letterquoted letter аагггUSUKггUKUSгггћџ26x6Ўheaderheaderєъаааа` И hРpШ xа (#џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџмх џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмаагггUSUKггUKUSгггаамх џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџ` И hРpШ xа (#џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџмАааfooterfooterєъаааа` И hРpШ xа (#џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџмх џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмаагггUSUKггUKUSгггаамх џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџ` И hРpШ xа (#џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџмАааа Х3и' 3и' Я6С& Я6С& Х аа АААN аа ААмм аей Ш йлfooterлаааа` И hРpШ xа (#џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџмх џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмаагггUSUKгллащаб#&Jє\  PŽ6Q&P#бChris Evans for the S.G.H.M.S. Information Policy CommitteeСрСDraft 1, и 2/1/5 и й Ш й лfooterлллащааамх џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџммааб#&nў6X@ЩDQ&@#бей Ш йлheading 1лХХааб#Мgф2МPБŠQМP#бгггUSUKгУ Уллащааа` И hРpШ xа (#џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмааззSpreadsheet and database file formats and file conversionззй Шњ й л heading 1 ллллheading 2лХХааб#XXф2МPБŠQXP#бгггUSUKгУУУ УллззPC and Mac machinesззФФФ Ф л heading 2 лллб#&Jє\  PŽ6Q&P#бФФФ ФRecommended and supported file formats are Excel for spreadsheets and Access for databases. These Microsoft products handle Mac and PC versions of their files interchangeably. Access also handles the widely exchangeable dBase III or IV format files and Excel handles most Lotus 1Љ2Љ3 formats so exchange of simple data with most other spreadsheet and database files is feasible. Transfer from other packages of multiple linked spreadsheets or of complex databases with multiple files and linked structures may be more problematical. Transfer from other packages of database programs (i.e. instructions to make handling of data easy or sophisticated ) is generally doomed to fail.ХХй њШ й There is a program, Р РStat/TransРР, available on the network (in the Р РUtilitiesРР section of Artemis) that will transfer data between a number of spreadsheet, database and statistics file formats. Its execution is very simple and obvious. I cannot vouch for its handling of all spreadsheet or database files but it doesnРРt appear always to produce exactly what you might want. However, it seems likely to provide reliable transfer of the bulk of data and will very likely be easier than reentering data. Unfortunately it does УУnotФФ output data in a format current Sun or Windows versions of the statistical package can use (it only produces version 5 transport files and, in their infinite wisdom, SAS produced no utility to handle version 5 transport files in their 6.** versions). лheading 2лХХааб#XXф2МPБŠQXP#бгггUSUKгУУУ УллззSun/Unix machinesззФФФ Фй Шњ й л heading 2 лллб#&Jє\  PŽ6Q&P#бФФФ ФThese make available the extremely powerful Р РIngresРР program (pronounced Р РIng Љ rezРР not like the painter!). This should become the standard for very intensive database applications in the School. Using the network, it is possible for Ingres to support PC or Mac based Excel spreadsheets or Access databases. This provides the tremendous large volumen data handling power of Ingres and the Sun machine with the familiarity and ease of working on a PC in a way that feels exactly like any other entirely PC based working.ХХй њШ й